AI はツールを買うか作るか、中小企業の決め方

業務に AI を入れるときは、まず市販のツールや、すでに契約しているサービスの AI 機能で試し、それで足りないところだけを作るのが基本です。最初から自社専用のシステムを作ると、費用がかかるうえに、使われるかどうか分からないまま進むことになります。

まず「今あるもの」で試す

AI の機能は、ここ数年でさまざまなサービスに入るようになりました。

• ChatGPT や Claude などの法人向けプラン
• Microsoft 365 や Google Workspace に入っている AI 機能
• 会計、勤怠、顧客管理などのソフトに付いている AI 機能

すでに契約しているサービスの中に、使っていない AI 機能があることも珍しくありません。新しく入れなくて済むなら、それが一番早く、安く始められる方法です。

ツールで済むケース

次のような使い方なら、市販のツールで十分なことが多いです。

• メールや文書の下書き、要約、翻訳
• 会議の議事録づくり
• 表計算の関数やグラフの作り方を聞く
• 一般的な調べもの

これらは多くの会社で共通する仕事なので、ツール側がよく作り込まれています。まずは社員が使いこなせるよう、研修で使い方を身につけるほうが効果が出ます。

作ったほうがいいケース

一方で、次のような場合は、自社向けに作ることを考えます。

• 社内の文書やデータを読み込ませて答えさせたい（社内規定を検索できるチャットなど）
• 今使っている業務システムとつなぎたい（見積の依頼が届いたら、AI が見積書のたたき台を作って担当者に知らせる、など）
• 社内のチャットツールから、在庫や案件の状況を聞けば答えるようにしたい
• 同じ作業を毎日、決まった手順でくり返している

共通するのは、自社のデータや業務の流れに合わせる必要があることです。こうした部分は市販のツールだけでは届きにくく、作る価値があります。

作るときに確かめること

自社向けに作る場合は、次の点を事前に確かめておくと安心です。

• 仕組みとデータをどこに置くか。自社が契約しているクラウドの中に作れば、引き渡したあとも自社で持ち続けられる
• 入力した内容が学習に使われない、法人向けのプランや API を使うか
• 作ったあとに誰が直すか、規定やデータが変わったときにどう更新するか

Petacot では、仕組みをお客さまの環境の中に作り、お客さまのデータは当社で預かりません。

まとめ

AI は、まず今あるツールで試し、社員が使えるようになってから、足りないところだけを作る、という順番がおすすめです。「何を作るか」より先に、「どの仕事に AI を使うか」を決めることが近道です。

自社の仕事に合うのはツールか、作るべきかを一緒に整理したい場合は、お問い合わせからお気軽にご相談ください。